PPA IMM

BAB  I
PENDAHULUAN

  

A.           LATAR BELAKANG

IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan dan kemahasiswaan, yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berahklak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 6).

Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam oraganisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum.

Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai tujuan organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi IMM.

 

B.   TUJUAN

Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi IMM.

 

C.                       RUANG LINGKUP

Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup :

1.              Administrasi Perkantoran.

2.              Administrasi Kesekretariatan.

3.              Administrasi Keuangan.

4.              Administrasi Keagamaan.

5.              Atribut Organisasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II
ADMINISTRASI  PERKANTORAN/PERBEKALAN

 

 

A.           PENGERTIAN

Administrasi perkantoran/perbekalan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan kantor/sekretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

 

B.           KANTOR/SEKRETARIAT

1.         Pengertian Kantor/ Sekretariat

Kantor/sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk itu setiap tingkatan gerakan dalam IMM harus mempunyai kantor/ sekretariat yang mapan. Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan, dan sebagainya.

2.      Alat-alat Perkantoran

Dalam pelaksanaan kegiatan kantor/sekretariat diperlukan alat-­alat, antara lain: komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja + kursi, white board dan lain-lainya.

  Pengelolaan Alat Kantor/Sekretariat

a.   Fungsi Sekretariat

·        Menangani dan melayani fungsi perkantoran

·        Melaksanakan administrasi organisasi.

·        Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.

·        Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.

·        Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.

·        Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi organisasi.

·        Mengkoordinasi personalia.

b.  Pengaturan Kantor/Sekretariat

Supaya kantor/sekretariat IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang kantor/sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan sumber daya manusia.

·        Letak Kantor/Sekretariat

Fungsi-fungsi kantor/sekretariat dapat dijalankan apabila kantor/sekretariat IMM terletak di tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.

·        Bangunan/Ruangan

Bangunan kantor/sekretariat IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan kantor/sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

-          Jumlah ruangan memadai.

-          Kelengkapan peralatan kantor.

-          Kesehatan, kebersihan dan kerapian kantor.

·        Sumber Daya Manusia

Salah satu faktor penting dalam pengelolan kantor/sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila setiap tingkatan Pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidak memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan kantor, semisal diatur piket kantor pimpianan. Sedapat mungkin kantor/sekretariat sekaligus sebagai asrama kader yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi.

 

 

C.                       INVENTARIS ORGANISASI

1.   Pengertian

Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam :

a.       Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya.

b.      Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti kop surat.

 

                                   

No	Nama Barang	Bahan/Merk	Asal Barang	Jumlah Barang	Keterangan BRL

 

c.       Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di kantor/sekretariat.

d.      Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku khusus.

Contoh kolom peminjaman sebagai berikut :

 

 

No	Nama	Alamat	Nomor Inventaris	Status Pinjaman/Kembali	Tanda Tangan

           

e.       Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat kepemimpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh tim verifikasi.

 

 

D.                      BUKU-BUKU ORGANISASI

1.   Buku Tamu

Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang.

Contoh kolomnya :

 

 

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Keterangan:

Kolom  1   : Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No)

2   : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal)

3   : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul)

4   : Nama tamu (lengkap)

5   : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili.

6   : Personal/orang yang dicari/ingin ditemui tamu (bertamu dengan)

7   : Tujuan/maksud kedatangan tamu

8   : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum

9   : Paraf/tandatangan tamu.

10 : Keterangan

 

2.   Buku Agenda Surat

Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar.

Contoh kolomnya :

 

Nomor Urut		Tanggal Keluar/ Masuk	Tgl. Nomor		Dikirim/Diterima		Perihal Isi Surat	Ket	Lain-lain
Keluar	Masuk		Keluar	Masuk	Kepada	Dari
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Keterangan:

Kolom	1	:   Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor surat yang dikirim.
	2	:  Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan  nomor urut diterimanya surat oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalam surat.
	3	:  Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar atau tanggal diterimanya surat masuk.
	4	:  Tanggal yang ditulis dalam surat keluar (pada kanan atas) dan nomor surat (kiri atas)
	5	:   Tanggal dan nomor surat masuk.
	6	:  Kolom "dikirim kepada" untuk alamat tujuan surat keluar.
	7	:   Kolom "diterima dari" untuk asal surat/instansi/ organisasi pengirim surat.
	8	:  Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
	9	: Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar/masuk.
	10	:   Untuk mencatat lain-lain.

  

 

 

3.   Buku Sidang/Notulen

Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang.

Contoh kolomnya :

 

No	Pokok Masalah yang Dibicarakan	Pembahasan Secara Urut	Kesimpulan/ Keputusan	Catatan/Ket

 

......................................................., .......... - ....... 200.....

 

                                               Sekretaris Sidang                   Pimpinan Sidang

 

                                               ...........................                  ............................

Keterangan:

Kolom  1 : Nomor urut

2 : Pokok masalah

3 : Nama Pimpinan (sebaiknya ditulis dulu sebelum rapat dimulai)

4 : Kolom kosong untuk usul, komentar, dan lain-lain.

5 : Tanda tangan peserta sidang.

 

4.   Buku Presensi Rapat

Adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap rapat/sidang.

Contoh kolomnya :

No.	Tgl.&Jenis Rapat	Nama Pimpinan		Tanda Tangan
1	2	3	4	5

 

Keterangan:

Kolom  1 : Nomor urut personal pimpinan(anggota/peserta sidang)

2 : Tanggal dimulainya sidang

3 : Nama pimpinan (sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum rapat dimulai).

4 : Kolom kosong untuk usul, komentar, dan lain-lain.

5 : Tanda tangan peserta sidang.

 

5.   Buku Daftar Hadir

Adalah buku datar hadir harian pimpinan. Buku ini diisi setiap pimpinan datang ke kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.

 

Contoh kolomnya:

No.	Nama Pimpinan	Tanggal	Jumlah Hadir
1	2	3	4

Keterangan

Kolom  1 : Nomor urut personal pimpinan

2 : Nama pimpinan

3 : Tertulis angka 1 s.d 31 adalah jumlah tanggal untuk satu bulan. Kolom ini diisi setiap hari oleh anggota/Pimpinan Harian IMM.

4 : Jumlah kehadiran untuk setiap bulannya.

 

6.   Buku Ekspedisi

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan.

Contoh kolomnya:

 

No	Nomor & Isi Surat	Tanggal Pengiriman	Alamat Tujuan Surat	Ket/Paraf

 

7.   Buku Inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris.

Contoh kolomnya:

No.

 

8.   Buku Statistik

Adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi, seperti:

─         Data pribadi personal.

─         Data Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.

─         Data jumlah anggota masing-masing.

─         Data potensi Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.

 

9.   Buku Konsep

Adalah buku yang digunakan untuk membuat konsep-konsep surat yang akan dikirim.

 

10.  Buku Catatan Kegiatan

Adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan­kegiatan yang dilaksanakan. Buku kegiatan ini hendaknya dibuat setiap bulan sekali berganti.

Contoh kolomnya :

No	Tanggal	Nama Kegiatan	Pelaksana	Tempat	Keterangan
1	2	3	4	5	6

Keterangan :

Kolom  1 : Nomor urut

2 : Tanggal, bulan, dan tahun pelaksanaan

3 : Nama kegiatan

4 : Pelaksana Kegiatan (bila personal disebutkan satu/satu)

5 : Nama Tempat/gedung dan lokasi pelaksanaan

6 : Mencatat hal penting, seperti pembiayaan.

11.      Buku Piket

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat tugas-tugas piket.

12.      Buku Umpan Balik

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat/barang yang dikirim melalui pos yang dikembalikan lagi karena tidak sampai ke alamat tujuan.

13.  Buku Induk Anggota

14.  Buku Registrasi Induk

E.     DOKUMENTASI ORGANISASI

1.      Pengertian

Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-­dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen.

2.      Bentuk-bentuk Dokumen

a.       Gambar/Foto

b.      Tulisan dan surat penting.

c.       Benda berharga.

d.      Surat kabar, buku, majalah, dll.

3.      Pengelolaan Dokumen.

a.       Pada dasarnya pengelolaan dokurnen sama dengan inventaris.

b.      Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi, juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.

c.       Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.

 

F.      ARSIP

1.      Pengertian

Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.

 

2.      Sistem Pengarsipan

Beberapa sistem penyimpanan arsip :

a.       Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-Z.

b.      Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi.

c.       Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat/arsip.

d.      Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip beradasrkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.

e.       Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip.

Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar rawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan :

─        Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bagan yang baik dan awet (tahan rusak).

─        Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi.

3.      Peminjaman Arsip

Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:

a.       Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).

b.      Penetapan batas waktu peminjaman.

c.       Pengambilan arsip.

Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut :

a.       Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.

b.      Mengembalikan arsip ke tempat semula.

4.      Penyusutan Arsip.

a.       Tujuan Penyusutan Arsip.

Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk :

1.      Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

2.      Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan.

b.      Tata Cara Penyusutan Arsip.

Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan :

1.    Nilai adminstratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari.

2.      Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.

3.      Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga.

4.      Usia  arsip.

5. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara :

a.       Penjilitan

b.      Pemusnahan arsip

c.       Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.

BAB  III
ADMINISTRASI  KESEKRETARIATAN

 

 

A.    PENGERTIAN

Administrasi kesekretariatan adalah proses kegiatan yang berkaitan kesekretariatan dan surat-menyurat.

 

B.    FUNGSI SURAT

Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai :

1.      Alat komunikasi.

2.      Dokumentasi organisasi.

3.      Alat pembuktian (tanda bukti).

 

C.          MACAM  DAN BENTUK SURAT

1.      Macam-macam surat :

a.      Menurut jenis

·        Surat Keputusan

Contoh :

 

KOP SURAT

KEPUTUSAN

Nomor ..........................................

TENTANG

.....................................................

bismillahirrahmanirrahim (tulisan Arab)

 

Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan KORKOM/Pimpinan Komisariat*) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) ............

Menimbang                        :     1.............................................

                                          :     2.............................................

Mengingat                          :     1.............................................

                                          :     2.............................................

Memperhatikan                  :     1.............................................

                                          :     2.............................................

MEMUTUSKAN

Menetapkan                       :     Keputusan DPP/DPD/PC/KORKOM/Komisariat*) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah                                                

Tentang

Pertama                              :     ...............................................

Kedua                                :     ...............................................

Ketiga                                :     ...............................................

Ditetapkan di ...............................

Pada tanggal ................................ H

                                                      M

 

............................................

PIMPINAN

 

Ketua Umum     ......................... NIA :

Sekretaris Umum     ......................... NIA :

 

*)  pilih salah satu

 

·  Surat Mandat/Tugas/Kuasa

 

 

KOP SURAT

bismillahirrahmanirrahim (tulisan Arab)

SURAT MANDAT

.....................................

Nomor ..........................................

 

 

Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan KORKOM/Pimpinan Komisariat*) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) ............ dengan ini memberikan mandat kepada

1.      Nama                        :     .................................................................

Jabatan                      :     .................................................................

Alamat                      :     .................................................................

2.      Nama                        :     .................................................................

Jabatan                      :     .................................................................

Alamat                      :     .................................................................

3.      Nama                        :     .................................................................

Jabatan                      :     .................................................................

Alamat                      :     .................................................................

 

Keperluan :

Dengan ketentuan, ......... hari setelah mengikuti kegiatan tersebut agar menyampaikan laporan secara tertulis.

Demikian surat mandat ini kami berikan, semoga dipergunkan sebagaimana mestinya.

Billahi fii sabililhaq fastabiqul khoirot

 

Tempat, ........................................ H

                                                      M

 

PIMPINAN

 

Ketua Umum       ......................... NIA :

Sekretaris Umum       ......................... NIA :

 

*)  pilih salah satu

 

 

 

 

 

 

 

Surat Instruksi/Edaran

Surat Undangan

Surat Laporan

Surat Penghargaan/Syahadah

 

Contohnya :

 

DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*)

IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

NAMA WILAYAH/DAERAH/IBU KOTA*)

Alamat Sekretariat

 

bismillahirrahmanirrahim (tulisan Arab)

SYAHADAH

LATIHAN INSTRUKTUR DAERAH

 Nomor : ..........................................

 

Diberikan kepada :

Nama                                       : ................................................................................ 

Tempat/tanggal lahir                  : ................................................................................ 

Fakultas/jurusan/angkatan         : ................................................................................ 

Alamat                                     : ................................................................................ 

Sebagai bukti keikutsertaan dalam Latihan Instruktur Daerah yang diselenggarakan pada :

Hari/tanggal      :                      

Tempat :                      

Dengan predikat kelulusan : (baik, cukup, kurang) atau dengan nilai ..............*)

Semoga Allah meridloinya

 

Billahi fii sabililhaq fastabiqul khoirot

 

Tempat, ........................................ H

                                                      M

Master Of Training

 

..................................

NIA/NBM*) .................................

 

PIMPINAN

 

Ketua Umum   ......................... NIA :

Sekretaris Umum   ......................... NIA :

 

*)  pilih salah satu

 

 

 

 

 

 

b.   Menurut Wujud

─      Kartu Pos

─      Telegram

─      Nota

─      Biasa

c.    Menurut Isi/Keamanan

Ø    Sangat Rahasia (Vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan penelitian.

Ø    Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi.

Ø    Biasa; surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah dsb.

Ø    Tidak penting; surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb.

2.    Bentuk Surat

a.    Surat menyurat IMM menggunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti : keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edara (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).

b.    Surat resmi harus menggunakan bahasa sederhana, obyektif dan mudah dipahami.

c.    Isi Surat

Keterangan :

1.      Kop/Kepala Surat

Terdiri dari : tingkat dan nama organisasi dalam bahasa indonesia .

a.       Pada b agian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dicantumkan symbol/ gambar logo IMM.

b.      Alamat sekretariat ditulis lengkap.

2.      Kalimat “basmallah” (ditulis dengan huruf arab)

Tulisan  tersebut diletakkan di tengah-tengah surat.

3.      Nomor Surat, lampiran dan perihal , ketiganya ditulis berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri dibawah kalimat  basmallah.

4.      Kota tempat surat dibuat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor surat. Tanggal pembuatan ditulis dua macam. Contohnya :

Tanggal, bulan, tahun Hijriah___   

Tanggal, bulan, tahun Miladiyah

5.      Alamat tujuan

6.      Salam pembuka; Assalamu’alaikum Wr.Wb.

7.      Isi surat

8.      Kalimat : Billahi fii sebililhaq, fastabiqu khoirot.

9.      Salam penutup : Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

10.  Pimpinan : Ketua dan Sekretaris

11.  Nama, tanda tangan, NIA/NBM

12.  Tembusan

 

D.    Alat – alat  Perlengkapan  Sekretariat

Dalam tugas megembangkan amanat ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas organisasi, khususnya yang berhubungan dengan penyelenggaraan tertib administrasi, maka hal–hal  yang perlu mendapa perhatian diantaranya :

a.       Kertas

1.      Kertas berkop.

2.      Amplop berkop.

3.      Kertas (lembara) disposisi.

4.      Blangko peminjaman arsip.

5.      Kertas kosong.

6.      Kertas karbon.

7.      Kertas memo.

b.      Buku-buku

1.      Buku induk organisasi

2.      Buku induk pimpinan (hanya di DPP)

3.      Buku nominatif pimpinan

4.      Buku nominatif kader

5.      Buku notulen sidang/ rapat

6.      Buku agenda surat (keluar dan masuk)

7.      Buku kas (besar da n kecil)

8.      Buku ekspedisi

9.      Buku inventaris

10.  Buku liputan kerja

11.  Buku hadir

12.  Buku tamu

13.  Buku agenda kegiatan

14.  Buku piket harian

 

c.       Stempel

1.      Stempel organisasi

2.      Stempel tanggal

3.      Stempel agenda

4.      Stempel prangko langganan

5.      Stempel alamat surat

6.      Stempel nama kta ( hanya untuk dpd)

7.      Meja, kursi, almari,  file cabinet, whiteboard dan kelengkapannya.

8.      Alat – alat sekretariat.

 

E.     kode dan  Indeks Surat

1.      Kode Surat Wilayah :

Wilayah Nangro Aceh Darussalam	:	I
Wilayah Sumatra Utara	:	II
Wilayah Sumatra Barat	:	III
Wilayah Jambi	:	IV
Wilayah Riau	:	V
Wilayah Bengkulu	:	VI
Wilayah Sumatra Selatan	:	VII
Wilayah Lampung	:	VIII
Wilayah DKI Jakarta	:	IX
Wilayah Jawa Barat	:	X
Wilayah Jawa Tengah	:	XI
Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta	:	XII
Wilayah Jawa Timur	:	XIII
Wilayah Bali	:	XIV
Wilayah Nusa Tenggara Timur	:	XV
Wilayah Nusa Tenggara Timur	:	XVI
Wilayah Kalimantan Barat	:	XVII
Wilayah Kalimantan Tengah	:	XVIII
Wilayah Kalimantan Selatan	:	XIX
Wilayah Kalimantan Timur	:	XX
Wilayah Sulawesi Utara	:	XXI
Wilayah Sulawesi Tengah	:	XXII
Wilayah Sulawesi Selatan	:	XXIII
Wilayah Maluku	:	XXIV
Wilayah Silawesi  Tenggara	:	XXV
Wilayah Irian Jaya	:	XXVI
Wilayah Maluku Utara	:	XXVII
Wilayah Banten	:	XXVIII

 

2.      Index Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

A.     Hubungan Kelembagaan

·        Organisasi internal IMM  ......................................................................................       A

·        Muhammadiyah dan Ortom  ................................................................................         B

·        Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah ..............................................................           C

·        Pemerintah. ....................................................................... .....................................    D

·        Instransi swasta dan profesi ...................................................................................       E

·        Organisasi sosial politik .........................................................................................       F

·        Organisasi kemasyarakatan dan sosial masyarakat ...........................................             G

·        Organisasi kepemudaan dan kemahasiswaan.....................................................            H

·        Hubungan luar negeri .................................................................... .....................         I

·        Lain-lain. .................................................................... .........................................       J

 

B.     Urusan-urusan

·        Pengesahan  (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) ..............   1

·        Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll) .................................             2

·        Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll) ........................................................            3

·        Instruksi, Panggilan, .................................................................... ................ ........       4

·        Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, ...................................................................          5

·        Perlengkapan dan Hak Milik. ...............................................................................        6

·        Usaha  Keuangan .................................................................... ..................... ........     7

·        Pendataan.................................................................... ...........................................    8

·        Keorganisasian........................................................................................................     9

·        Kaderisasi ...................................................................................................... ........    10

·        Hikmah ...................................................................................................................    11

·        Iptek ........................................................................................................................   12

·        Sosial Kemasyarakatan .........................................................................................       13

·        KeImmawatian .......................................................................................................     14

·        Dakwah dan media massa .....................................................................................       15

·        Lain-lain.................................................................... ........................................... ..    16

 

Contoh :

Surat kepada PC IMM Kota makassar hal perkaderan dari DPD IMM sulawesi selatan Nomor : 14 / A-10 / XXIII / 2003

Keretangan :

14	: Nomor urut surat yang dibuat
A	: hubungan kelembagaan intern IMM
10	: Urusan kaderisasi
XXIII	: Kode wilayah
2003	: Tahun pembuatan surat

   

 

 

F.      Pengelolaan Surat

1.      Surat Keluar

·        Pembuatan konsep

·        Pengetikan

·        Pemeriksaan /penelitian

·        Penandatanganan

·        Pembubuhan cap/ stempel organisasi

·        Penulisan dalam agenda

·        Penyimpanan arsip

·        Pelipatan surat

·        Penulisan dalam buku ekspedisi

·        Pemasukan dan amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)

·        Penempelan perangko(jika lewat pos)

·        Pengiriman surat dengan cara diantar sendiri, dengan kurir/utusan/lewat pos

2.      Surat Masuk

·        Surat masuk diterima bagian agendaris

·        Masuk pada staf sekretaris

·        Penelitian / pembacaan surat

·        Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)

·        Pemberian cap agenda dan cap surat

·        Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)

·        Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat

·        Pemrosesan surat

·        Pengarsipan surat

 

 

 

BAB  IV
ADMINISTRASI KEUANGAN

 

A. Pengertian

Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan sumber dana, pengalokasian penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana.

 

B. Wewenang Pengelolaan Keuangan

1.  Pengelolaan umum keuangan IMM dilakukan oleh Bendahara Pimpinan IMM, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

2.   Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan, meliputi

a.   Perencanaan

Perencanaan keuangan yang diaktualisasikan berupa anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber penggunaan.

b.   Organisasi

Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan, maka pengorganisasiannya sebagai berikut:

1.  Tugas yang mencari dan mengumplkan dana dari sumber­sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah tanggung jawab Bendahara Umum.

2.  Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim harus  terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum.

3.   Wewenang mengusahakan dana berada pada Bendahara Umum.

4. Tugas untuk mencatat keluar masuk dana dan penyusunan laporan diserahkan kepada Wakil Bendahara (bidang pembukuan dan penyusunan laporan).

c.     Pelaksanaan

Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksanaan pengaturan keuangan.

 

1.      Pengumpulan Dana.

Yang berkewajiban dan bertanggung jawab mengumpulkan dana adalah tim tugas, meliputi :

·        Menarik iuran anggota sesuai dengan ketentuan organisasi.

·        Menarik dan mengumpulkan dana dari donatur tetap.

·        Menyerahkan hasil pengumpulan dana kepada wakil bendahara (yang membidangi penyimpanan) setelah disetujui Ketum dan Bendum.

·        Memberikan tanda bukti/kartu penerimaan yang ditanda tangani oleh penerima/ penagih, kepada anggota donatur tetap dan penyumbang lainnya.

·        Pada waktu menyerahkan dana kepada Wakil Bendahara harus disertai fotocopy kwitansi kepada penyumbang dana dari wakil bendahara diminta/diterima bukti setoran yang ditandatangani Ketua Umum dan Bendahara Umum.

2.   Pengeluaran Dana

·        Pengeluaran setiap bagian/departemen harus sesuai dengan Anggaran Belanja yang telah ditetapkan sebelumnya.

·        Pengeluaran harus diajukan berdasarka bukti-bukti yang telah disetujui sebelumnya.

·        Pengeluaran dana harus disetujui oleh ketua Umum dan Bendahara Umum.

3.   Penyimpanan

·        Yang bertanggungjawab atas penyimpanan dana adalah wakil Bendahara.

·        Untuk keperluan rutin dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh Wakil Bendahara.

4.   Prosedur Pengeluaran Dana

·        Permintaan untuk pengeluaran dana diajukan kepada Ketua Umum dan Bendahara Umum oleh departemen/ bidang yang memerlukan dana. Ketua Umum dan Bendahara Umum menilai permohonan tersebut untuk disetujui/ditolak atau minta dirubah.

·        Atas dasar surat permohonan yang telah disetujui oleh Ketum dan Bendum, wakil bendahara umum mengeluarkannya untuk diserahkan kepada pemohon.

·        Si pemohon diminta menandatangani formulir tanda pengeluaran dari kas.

·        Bendahara Umum mencatat dalam bukti-bukti pengeluaran uang, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan kepada wakil bendahara.

3.   Teknis Pengelolaan Keuangan, meliputi :

a.               Penggalian sumber dana yang dapat menjamin kelancaran kegiatan IMM

b.              Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja IMM serta kebijakan keuangan pimpinan IMM

c.               Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu. Termasuk di dalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggung jawabkan.

 

4. Untuk melaksanakan pengelolaan keuangan tersebut, Pimpinan IMM berhak mempunyai dan mengatur ketatausahaan keuangan Ikatan.

 

 

C .   Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

1.   Pengertian

a.       Anggaran Pendapatan dan Belanja adalah perkiraan pendapatan dan biaya yang diperlukan guna pelaksanaan pro­gram kerja Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.

b.      Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Ikatan disusun berdasarkan Mata Anggaran Pendapatan dan Belanja Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.

2.   Pengajuan dan Pengesahan RAPB

a.       Penyusunan RAPB IMM termasuk dikoordinir oleh bendahara.

b.              Pimpinan IMM termasuk Bidang, Lembaga Khusus dan Amal Usaha IMM menyusun pembiayaan rancangan program kerja yang telah dirancang sebelum rapat kerja Pimpinan sebagai RAPB IMM.

c.       Rancangan pembiayaan program kerja tersebut diajukan kepada Bendahara selambat-lambatnya dua minggu sebelum pengesahan RAPB IMM.

d.      Selanjutnya Bendahara menyusun RAPB IMM selambat­lambatnya satu minggu setelah Rakerpim.

e.       Pengesahan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja IMM menjadi Anggaran Pendapatan dan Belanja IMM dilakukan dalam Rapat Kerja Pimpinan.

3.  Pelaksanaan APB

Ketentuan Umum

a.       Seluruh Pimpinan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APB IMM dapat terkendali dan tercapai secara opti­mal.

b.      Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja berdasarkan prinsip :

·        Jumlah yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas minimal untuk masing-masing pendapatan.

·        Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

·        Terkendali sesuai dengan rencana.

c.       Pelaksanaan Anggaran Belanja berdasarkan prinsip:

·        Jumlah yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).

·        Terkendali sesuai dengan rencana.

d.      Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari rapat pleno pimpinan IMM :

·        Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang tidak/ belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APB IMM).

·        Membiayai kegiatan yang dananya tidak/belum tercantum dalam anggaran belanja IMM.

·        Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja IMM.

 

 

 

 

 

e.       Tabel Realisasi APB Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.

 

Mata Anggaran	Jumlah Perkiraan	Jumlah Realisasi	Selisih	Penanggung Jawab
1	2	3	4	5

 

Ketentuan Pelaksanaan

A. Pendapatan

1.      Semua penerimaan uang/barang dilakukan oleh bendahara Pimpinan IMM dan staf, atau orang yang ditunjuk.

2.      Penerimaan uang/barang oleh selain Bendahara Pimpinan IMM dan staf atau orang lain yang telah ditunjuk, harus diserahkan kepada Bendahara Pimpinan selambat­lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.

3.      Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Setiap penerimaan uang dibuatkan bukti penerimaan uang yang ditandatangani oleh penerima.
2. Bukti penerimaan uang dibuatkan sekurangnya rangkap dua dan masing-masing disampaikan kepada.

·        Lembar pertama untuk penyetor/pembayar.

·        Lembar kedua untuk penerima yang selanjutnya didokumentasikan bendahara sebagai laporan.

3. Untuk penerimaan barang shadaqah dilakukan sebagaimana poin a dan b. Khusus barang shodaqah dilampiri dengan pencatatan tanggal pembelian barang dimaksud serta mencatat harga awal barang tersebut.

 

B.  Macam-macam Pendapatan

1.       Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota, uang pangkal, uang KTA, sesuai dengan kebijakan pimpinan.

2.       Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah, instansi/badan swasta, persyarikatan, donatur, alumni IMM, dan bantuan luar negeri.

3.       Pendapatan berdasarkan amal usaha ikatan/lembaga khusus ikatan.

4.       pendapatan berdasarkan infaq, zakat, dan sadaqah yang bersumber dari anggota/umum, pimpinan dan masyarakat.

 

C. Macam-Macam Belanja/Pengeluaran

1.      Pengeluaran berdasarkan rutinitas Ikatan yang meliputi pembiayaan kantor/sekretariat, aktifitas bidang/lembaga khusus/amal usaha.

2.      Pengeluaran berdasarkan keperluan insidental yang meliputi acara formal/sidang pleno/musyawarah, divas luar dan kesejahteran sosial.

3.      Pengeluaran berdasarkan pembangunan/renovasi kantor dan pengadaan inventaris kantor.

4.      Pengeluaran berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi prosentase untuk iuran anggota IMM, uang pangkal dan uang pembuatan KTA.

 

D. Pengeluaran

1.      Untuk pengeluaran dana, Bendahara IMM membuat bukti keluar uang sekurangnya dalam rangkap dua dan masing­masing disampaikan kepada :

      Lembar pertama, untuk pengguna dana tersebut yang selanjutnya wajib melaporkan penggunaan dana yang terlampir bukti masing-masing pengguna.

      Lembar kedua, untuk Bendahara yang selanjutnya digunakan oleh penagih kepada pengguna.

2.      Pembayaran yang dilakukan dengan cek/giro bilyet harus ditandatangani oleh dua orang pengurus yaitu Ketua pimpinan IMM dan Bendahara pimpinan IMM.

 

 

D.   Pembukuan Dan Pelaporan

1. Penanggung jawab pembukuan keuangan adalah Bendahara dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada atau petugas yang ditunjuk. Untuk kelengkapan administrasi keuangan, dibutuhkan :

a.       Buku Kas Harian

b.      Buku Kas Masuk dan Kas Keluar.

c.       Nota, Bon, Kwitansi dan buku-buku Bantu lainnya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KUITANSI PENERIMAAN UANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DEWAN PIMPINAN DAERAH JAWA TIMUR Alamat : Jln. Kertomenanggal VI/02 Surabaya   No.  ……   Sudah terima dari :…………………………………………………………………… Besar uang             : Rp. …………………………………………………………. (………………………………………………………………………………………) guna pembayaran : ………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….   …………….,…………… 200… Tanda Tangan     (……………………………..) Nama Lengkap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KUITANSI PENGELUARAN UANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DEWAN PIMPINAN DAERAH JAWA TIMUR Alamat : Jln. Kertomenanggal VI/02 Surabaya   No.  ……     Sudah terima dari :…………………………………………………………………… Besar uang                   : Rp. …………………………………………………………. (………………………………………………………………………………………) guna pembayaran : ………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….   …………….,…………… 200… Tanda Tangan       (……………………………..) Nama Lengkap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Laporan Keuangan dilakukan oleh Bendahara pada setiap rapat atau sidang dengan ketentuan sebagai berikut
1. Jenis Laporan dan pengesahannya :

·              Laporan bulanan dan triwulan, disahkan oleh rapat pimpinan harian/pleno.

·              Laporan tahunan disahkan sesuai tingkatan musyawarah pada masing-masing.

·              Laporan akhir periode oleh musyawarah tertinggi masing_ masing tingkatan pimpinan (Muktamar, Musda, Muscab, dan Muskom).

·              Laporan keuangan ditandatangani Ketua Umum/Ketua dan Bendara Umum/Bendahara.

2. Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari

·              Laporan keuangan (kas harian, kas bulanan)

·              Bukti keuangan (kwitansi, buku kas harian/bulanan)

 

 

E.   Pengawasan Keuangan

Pengawasan Keuangan organisasi meliputi :

1. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari :

a.       Permohonan untuk pengeluaran.

b.      Jumlah yang telah dianggarkan.

2. Pengawasan yang bersifat refrisit adalah, pengawasan berupa pemeriksaan kewajaran laporan keuangan setelah dicocokkan dalam buku mutasi dan bukti pendukung lainnya.
3. Pengawasan intern keuangan organisasi secara rutin dilakukan Bendahara Umum.
4. Pemeriksaan keuangan secara rutin oleh tingkatan Pimpinan yang bersangkutan atas dasar keputusan musyawarah.
5. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode, dilakukan tun verifkasi yang anggotanya terdiri dari anggota musyawarah tersebut yang ditunjuk.
6. Tingkat pimpinan di atasnya berhak meminta laporan 11 keuangan dan mengadakan pemeriksaan keadaan keuangan.

 

F.      Uraian item (Isi Kolom) Untuk buku-buku

a.       Buku Induk Anggota

Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota Ikatan maka diperlukan adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan kolom sebagai berikut: Nomor unit; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; masuk IMM tahun; nomor induk; pas foto.

b.      Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom

Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang); pengalaman organisasi; (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan.

c.               Buku Nommatif Kader, dengan kolom

Nomor unit; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang); pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; pekegaan sekarang; ket.

d.              Buku Sidang, dengan kolom

Hari, tanggal, jenis sidang, mulai jam, sampai jam, pimpinan sidang, dihadiri oleh; (pokok pembicaraan dan keputusan); keterangan.

e.       Buku Agenda Surat Masuk, dengan kolom

Nomor; tanggal surat; tanggal masuk; dari; nomor surat; isi pokok surat; (maksud surat); keterangan.

f.        Buku Agenda Surat Keluar, dengan kolom

Nomor; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan.

g.               Buku Kas

Buku kas adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan buku kas ini dengan kolom

Tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan).

h.               Buku Ekspedisi

Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakanbuku ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan.

Buku ekspedisi ini dengan kolom

Nomor; tanggal pengiriman; alamat penerima; tanggal dan nomor surat; paraf/tanda tangan; keterangan.

i.         Buku Inventaris;

Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik ikatall, diperlukan adanya catatan tentang barang-barang yang dimiliki.

Buku inventaris ini, dengan kolom :

Nomor; nama/jenis barang; jumlah; keterangan; untuk lebih lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa barang, dll).

j.        Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas)

k.      Buku hadir/absensi.

Dengan kolom :

Nomor urut; nama; jabatan; alamat; tanda tangan.

l.                   Buku Tamu

Dengan kolom

Nomor urut; hari; tanggal; nama; jabatan; alamat; pesan clan kesan;

tanda tangan; keterangan.

Jika memang dipandang perlu masing-masing tingkatan dalam Ikatan boleh menambah buku Buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan.

BAB  V
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

 

A.   Pengertian

Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala anggotaan yang meliputi : persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, registrasi, pemberhentian dan mutasi anggota.

 

B.   Kategori dan Persyaratan

1.      Anggota IMM terdiri dari

a.       Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM.

b.      Anggota Luar Biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan Muhammadiyah.

c.       Anggota Kehormatan, ialah orang-orang yang dipandang berjasa mengembang-kan dan melestarikan IMM.

2.   Persyaratan keanggotaan IMM

a.1    Persyaratan anggota biasa

Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan Di­ploma/Sl atau yang telah menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun.

a.2    Porsedur menjadi Aggota Biasa

Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan lainnya, terakhir diserahkan kepada d DPD IMM.

Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA.

b.1.   Persyaratan Anggota Luar Biasa

Pernah menjadi anggota IMM, namun sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota biasa, yang melakukan heregistrasi /mendaftarkan sebagai anggota luar biasa.

b.2.   Prosedur menjadi Anggota Luar Biasa.

ü      Mengisi formulir permohonan menjadi Anggota Luar Biasa

ü      Menyerahkan foto copy KTA dan menunjukan aslinya.

ü      Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA

c.1.   Persyaratan Anggota Kehormatan

ü      Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM.

ü      Diusulkan oleh lembaga IMM kepada DPP IMM.

c.2.   Prosedur menjadi Anggota Kehormatan.

ü      Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota kehormatan DPP IMM.

ü      DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan.

ü      Calon yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM kepada Sidang Tanwir /Muktamar.

ü      Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapat-kan KTA.

C.   Kartu Tanda Anggota

1.      Pengertian

KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota IMM.

2.      Pembuatan/pengeluaran KTA.

a.       KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang pengelolaannya dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan pengelolaannya langsung dilakukan oleh DPP IMM.

b.      Format dan bentuk KTA (terlampir).

3.      Prosedur Pembuatan KTA

a.    Anggota Biasa.

1. Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM.

2.   Melengkapi persyaratan sebagai berikut

ü      Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.

ü      Biodata calon anggota

ü      Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrsi.

ü      Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan.

b.      Anggota Luar Biasa

1. Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM.

2.   Melengkapi persyaratan sebagai berikut

ü      Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.

ü      Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan mengajukan  aslinya.

ü      Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrasi.

ü      Mengisi kesanggupan menjadi donatur tetap.

ü      Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan.

c.    AnggotaKehormatan

1.   Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan.

2.   Melengkapi persyaratan sebagai berikut

ü      Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.

ü      Mengisi biodata.

 

 

D.  Herregistrasi, Pemberhentian dan Mutasi Pimpinan/Anggota Herregistrasi

 

1.      Herregiatrasi

Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM.

Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu

a.       Anggota Biasa/Luar Biasa

Ø     Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi blanko permohonan kembali kepada Pimpinan Cabang.

Ø     Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi kode heregistrasi.

Ø     Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point prosedur menjadi anggota.

Ø     Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan perpanjangan kembali.

b.      Anggota Kehormatan

Ø      Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi Anggota Kehormatan IMM,

Ø      Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM.

 

 

 

2.   Mutasi Pimpinan/Anggota

a.       Pengertian

Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status domisili maupun status jabatan fungsional

b.      Macam-macam bentuk mutasi

Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat ke tempat lain.

Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat pimpinan.

c.       Prosedur Mutasi

1.   Mutasi Domisili

Ø      Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi.

Ø      Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya.

Ø      Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi.

2.   Mutasi Jabatan

Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada pimpinan di atasnya.

  3.   Pemberhentian Pimpinan/Anggota

a.   Pengertian

Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh aktifitas keorganisasian.

b.   Macam-macam Pemberhentian

Ø      Pemberhentian terhormat ; dilakukan karena masa jabatan yang berlaku sudah habis, dan atau yang bersangkutan langsung mengajukan permohonan pengunduran diri karena sesuatu yang tidak memungkinkan.

Ø      Pemberhentian tidak terhormat; hal ini dapat terjadi apabila pimpinan/anggota telah melakukan pelanggaran baik secara organisatoris maupun secara moral (akhlaq/ tingkah laku tidak terpuji, dll)

c.  Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan dilaporkan kepada pimpinan di atasnya.

 

BAB VI

ATRIBUT ORGANISASI

 

 

 

A.     Pengertian

Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunak_an! IMM dan berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai deng_an petunjuk dan aturan yang berlaku seperti : lambang, bendera, lencana/ emblim, seragam, papan nama, stempel dan KTA.

 

B.     Lambang

Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memiliki ciri­ciri sebagai berikut

            Bentuk  : Segi lima

            Ukuran : Sesuai dengan penempantan dan kegunaannya.

            Warna  :

·        Hitam di bagian sisi kanan kirinya.

·        Kuning di bagian tengahnya

·        Merah bagian sebelah dalam antara hitam dan kuning.

·        Hijau pada bagian daun clan dasar tulisan fastabiqul khairat.

·        Putih pada bagian bunga melatinya.

Gambar

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

C.           Bendera

·                Bentuk  :  Segi lima

·                Ukuran : 120 cm x 90 cm

     25 cm x 40 cm

·        Warna : warna dasar merah. Tulisan hitam dan lambangnyasesuai dengan ketentuan.

·        Jarak/letak tulisan :

Dari tepi kanan clan kiri         :.................................... cm

Dari tepi atas dan bawah     :................................... cm

Dari lambang             :..................................  cm

• Isi            : 1. Lambang yang terletak di tengah-tengah.

  2. Tulisan "Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah" di atas lambang.

 

 

 

 

IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

D. Lencana/Emblim dan Bedge

1.  Artinya

Ø      Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk sedemikian rupa dengan ukuran garis tengah tinggi 4.5 cm, lebar 2 cm dan dibuat dari besi logam mika.

Ø      Lencana /emblim berbentuk lambang IMM (segi lima)

Ø      Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4 persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan wama dasar merah. Ditengah-tengahny_a tertera gambar lambang IMM dengan ukuran tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm

Ø      Warna lambang sesuai dengan petunjuk.

2.  Gambar :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

E. Seragam

1.  Pengertian

Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota IMM.

2.  Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari § Pakaian seragam Jas § Pakaian seragam Batik

3.  Ketentuan tentang jas DAM sebagai berikut

§   Warna Jas   : merah § Model:

Ü     Krah                            : Amerika

Ü     Bagian Bawah              : Siku-siku

Ü     Kancing                        : Dipasang lurus

Ü     Bentuk saku                 : Memakai tutup.

Ü     Bentuk belakang           : Kanan kiri berbelah bawah.

Ü     Jenis belakang              : Bahan celana.

§   Bentuk Bedge                      : Empat persegi panjang

§   Setelan bawah                     : Celana berwama hitam

§   Pemakaian                           : Pada acara-acara resmi.

4.Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik pola dikeluarkan oleh DPP IMM dengan gambar lambang IMM dibagian sakunya.

5.Pakaian seragam Immawati.

a.   Pengertian

Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota, untuk syiar dan khas Immawati.

b.   Model pakaian

Kerudung : kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dtta berbentuk segitiga, yang dipakai menutup rambut dan dada. Baju : baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah.

Bawahan : rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai mata kaki.

c.   Bahan Pakaian :

Kerudung               :

Baju                                :              

Rok/bawahan     :

d.  Warna pakaian

Kerudung   : Hitam

Baju                                : Merah Tua

Rok/bawaham        : Hitam.

 

 

 

F.   Papan Nama

1.      Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3

2.      Ukuran maksimum:

 

Tingkat Pusat	:  200 cm x 150 cm
Tingkat Daerah	:  180 cm x 135 cm
Tingkat Cabang	:  160 cm x 120 cm
Tingkat Komisariat	:  140 cm x 105 cm

3.              Isi

·        Lambang Organisasi

·        Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup.

·        Alamat lengkap organisasi

4.      Warna

Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan dengan tulis hitam.

5.      Gambar :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G. Stempel

Macam dan ciri stempel/cap IMM

1. Stempel biasa

·                 Bentuk                :  Bulat telur (oval) 

·        Gambar         :  Lambang IMM di tengah - tengahnya

·        Tinta              :  Merah Tua

·                 Ukuran          :  Diameter 3.0 cm dan tinggi 4.4 cm

·        Tulisan           : Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar d bagian atas, sedangkan lingkaran bawah bertuliskan tingkat kepemimpinan khusus selain DPP, untuk nama wilayah diletakan dibagian bawah lambang IMM dengan tulisan lurus.

 

 

2. Stempel kecil

·                 Bentuk                :  Bulat telur (oval) 

·        Gambar         :  Lambang IMM di tengah - tengahnya

·        Tinta              :  Merah Tua

·                 Ukuran          :  Diameter 1.5 cm dan tinggi 2.2 cm

·        Tulisan           : Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar d bagian atas, sedangkan lingkaran bawah bertuliskan tingkat kepemimpinan khusus selain DPP, untuk nama wilayah diletakan dibagian bawah lambang IMM dengan tulisan lurus.

 

 

3. Stempel Agenda Surat

·                 Bentuk                :  empat persegi panjang 

·        Tinta              :  Merah Tua

·                 Ukuran          :  Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm

·        Tulisan           : seperti pada contoh gambar diatas

 

 

 

 

 

 

 

4.  Stempel prangko berlangganan

·                 Bentuk                :  Empat persegi panjang 

·        Tinta              :  Merah Tua

·                 Ukuran          :  Panjang 10 cm dan lebar 2 cm

·        Tulisan           :  Seperti pada contoh gambar diatas

 

 

 

 

 

5. Stempel Alamat Surat
§	Bentuk	Empat persegi panjang.
§	Tinta	: Merah Tua
§	Ukuran	: Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm
§	Tulisan	: Seperti pada contoh gambar tersebut.
	Gambar	:

 

 

H. KTA

1.              Bentuk            : Empat persegi panjang.

2.      Ukuran       : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm.

3.      Warna        : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

4.      Isi               :

a Bagian Muka

§  Pojok kiri atas lambang IMM.

§  Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah.

§  Disebelah kanan bagian bawah ditempel pas foto ukuran 2x3 cm.

b Bagian Belakang

§ Data pribadi anggota yang bersangkutan : nama, tempat tanggal lahir, alamat, Perguruan Tinggi, komisariat dan cabang.

§ Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta tandatangannya dan NIA/NBM.

 

Gambar :